Outsourcing de nóminas

El outsourcing de nóminas: ventajas e inconvenientes

Outsourcing no es más que una forma anglosajona de decir externalización. Adaptarse a la era digital no es una función para la que todos estemos preparados. Por ello, cada vez es más común que las empresas externalicen algunas labores a otras compañías para que se ocupen de llevar unas funciones a las que no es posible llegar o que nos resulta una carga excesiva de trabajo.

1.-Qué es el outsourcing
2.-Servicios clave de un programa de  outsourcing de nómina
3.-Ventajas de la externalización
4.-Inconvenientes de la externalización
5.-¿Gestoría tradicional o software de nóminas?
6.-Aspectos a tener en cuenta a la hora de contratar un servicio de externalización de nóminas

1. ¿Qué es el ‘outsourcing’ DE NÓMINAS?

El outsourcing es el proceso mediante el cual una empresa contrata servicios de otras compañías para que se encarguen de determinadas funciones. En la traducción literal, ‘out’ significa fuera y ‘sourcing’ proviene de ‘source’, traducido como fuente. Dicho con otras palabras, una fuente externa. O más conocido como una subcontrata.

Generalmente, este servicio se puede contratar de manera in house o puede contratarse un outsourcing off house. El primero de los tipos determina que el servicio tendrá lugar en las instalaciones de la empresa principal, mientras que el segundo de ellos consiste en el trabajo a distancia en funciones que no requieren actividad en el mismo centro de trabajo.

Externalizar nóminas ¿Por qué no?

Dentro de las funciones que se pueden externalizar cabe casi cualquier cosa. Desde labores de producción, pasando por la limpieza de espacios, hasta labores informáticas o de administración, como puede ser la gestión de nóminas de los miembros de la compañía.

En lo que se refiere exclusivamente a las nóminas, la externalización significa reducir los quebraderos de cabeza del departamento de Recursos Humanos. El elemento principal a tener en cuenta es la calidad del modelo y la tecnología que se utiliza para el desempeño de estas funciones.

Por lo tanto, lo primero que debe tener en cuenta toda empresa que desee externalizar las nóminas es utilizar un software que reduzca las tareas relacionadas con la administración del equipo de Recursos Humanos. Además puede aportar otras funciones como ofrecer servicios especializados en la gestión de personas y equipos de trabajo.

Características del outsourcing de nóminas

2. Servicios clave de un programa de EXTERNALIZACIÓN de nómina

El programa de Outsourcing de nómina que se adopte dentro de cualquier compañía debe tener algunas características estándar. Aunque no todas son exigibles, sí es recomendable comprobar que el sistema que estamos eligiendo cuenta con todas ellas.

Dado que la labor más relevante de este programa de nóminas debe ser la gestión de la información sobre salarios y contratos, debemos contratar un modelo que sea muy preciso y dedicado en el desarrollo del trabajo. No podemos permitirnos errores en este sentido.

También debemos priorizar un software de nóminas rápido. Nuestras entregas deben ser puntuales y exactas. El campo de las finanzas de los empleados suelen ser temas bastante sensibles y a nadie le gusta encontrarse errores en su nómina, ya que la corrección se antoja difícil y larga. Hay que tener en cuenta que las nóminas conllevan algunas retenciones, así como el pago de impuestos que deben quedar reflejados con claridad y certeza.

Otra de las características a valorar es que se haga cargo del manejo de altas y bajas dentro de la empresa. Para gestionar este tipo de trámites es necesario contactar con administraciones públicas del estado como la Seguridad Social. Todo este tipo de acciones, que podrían convertirse en preocupaciones para las empresas, al ponerlas en unas manos externas pasan a ser facilidades.

La consecuencia de que un outsourcing de nómina tenga todas estas opciones es que el precio de contratación subirá en relación a la calidad y cantidad de características que se contraten. Cuanto más completo sea un producto, más caro va a salir en todos los casos.

3. Ventajas deL OUTSOURCING DE NÓMINA

Más allá de las características de un servicio de outsourcing de nóminas, hay que tener en cuenta las ventajas que aportarían a la organización. Primero, hagamos un repaso de las ventajas de un servicio de externalización sin centrarnos en la nómina.

    • Sin preocupaciones. Despreocuparse de un asunto te permite centrarte en lo demás. Puede ser un valor determinante a la hora de lograr mejores resultados. Poner todos los esfuerzos en desarrollar el servicio principal es una ventaja competitiva para cualquier organización.
    • Minimizar gastos. Aunque no lo parezca, contratar este servicio te puede ayudar a ahorrar tanto tiempo como dinero. Son muchos los gastos que se desprenden de la gestión o la optimización de recursos de la compañía.
    • Priorizar.  Si vienen cambios, estarás listo. Al liberar a unos departamentos de cargas, les permite dar importancia en otras que pueden estar fallando y centrarse en las áreas clave del negocio.

Refiriéndonos ya al outsourcing de nóminas hay que sumarle a esas tres ventajas, otras muy destacables para tu empresa:

    • Automático. Los factores que empleas serán de última tecnología sin gastar más dinero del necesario. Tus sistemas de control de nóminas se actualizarán automáticamente sin tener que pagar licencias extra.
    • Competitivos. Los procesos de tu empresa a nivel interno se reducen. Se centraliza la ejecución de acciones de la estrategia de negocio. Es una forma de ganar en competitividad.
    • Reducir problemas.  Te aseguras que una empresa estará 100% centrada en evitar riesgos. Al dejar en manos de otra compañía la gestión de tus nóminas, es menos probable que se te pasen determinados plazos de la administración del estado y que evites gastos innecesarios en retrasos. Esto permite ser más transparente en los costes las nóminas.
    • Más información. Aunque no lo parezca, tendrás más conocimiento sobre tus nóminas. Las empresas que se encargan de estos procesos envían informes que te permiten conocer el estado de todas las funciones que realizan. También te mantienen al tanto de situaciones especiales como absentismo laboral.
    • Digitalización. Puede ser un primer paso para digitalizar la empresa. En la era de la transformación digital, este puede ser el comienzo del cambio. Utilizar un software que se encargue de una gestión tan importante demuestra confianza en las tecnologías que harán mejorar el desarrollo de las compañías.
    • Expertos. Las empresas que se dedican a estas tareas están ampliamente formadas y son capaces de desarrollar su labor a un nivel muy alto. Además, en caso de tener que solucionar una adversidad, es probable que sepan qué está fallando o qué debe cambiar en la gestión.

Outsourcing de nómina: Ventajas e inconvenientes

4. Inconvenientes de la externalización DE NÓMINAS

Parece que todos los caminos llevan a contratar un servicio de externalización de nóminas, sin embargo hay que poner en valor la parte negativa de contar con una empresa externa en este proceso empresarial. No todo son buenas noticias y es que si no se controla bien la relación con esta fuente externa puede acarrear problemas.

    • Control de los gastos. El ahorro de costes puede desaparecer. Asegúrate de que el servicio que contratas no requiere de añadidos fuera del contrato. En ocasiones, un outsourcing puede acabar costando más que la gestión de esa tarea dentro de la empresa matriz.
    • Cambios claros. Si ya tienes el servicio externalizado y deseas cambiar de una compañía a otra, intenta controlar cuánto te costará el paso entre empresas. Estos procesos pueden salir muy caros económicamente y en cuestión de tiempo. Estas variaciones afectan directamente a tu producción, ya que no estás centrado en tus tareas tanto como deberías.
    • Contacto constante. Es cierto que el outsourcing sirve para que la organización se libere de una carga, pero no dejes de estar al tanto si se está realizando correctamente. La ejecución debe ser correcta y precisa, como ya se ha destacado.
    • Lidiar con la desconfianza. Cuando se contratan servicios externos, haces creer a tus empleados que ellos, o la empresa misma, no puede encargarse de esas funciones. Es vital dejar muy claras las razones por las que se contrata un outsourcing de manera que todos entiendan que es cuestión de mejorar la situación y no porque no exista confianza en determinados puestos.

En lo referente, exclusivamente a la externalización de gestión de nóminas, hay que tener en cuenta que también puede tener desventajas.

    • Datos en manos ajenas.  Para gestionar este tipo de servicios es necesario proveer de datos personales de tus empleados. Esta información puede ser utilizada para otros fines si la empresa que has contratado no es de fiar. Por lo general, es difícil que este caso ocurra, pero no es improbable que pueda pasar.
    • Dar a conocer los sueldos. Nadie quiere que los demás sepan cuánto cobra. En culturas europeas es poco común que las empresas compartan los sueldos de sus empleados incluso en el seno interno de la organización. Por eso, dejar esta información en manos de una tercera empresa puede ser un elemento de desconfianza y malestar por parte de tus trabajadores.

Para evitar todas estas desventajas, lo mejor es buscar un software y una empresa que te aporten confianza. A partir de ahí es posible construir una relación que limite al máximo los errores y dé buenos resultados.

5. ¿software de nóminas O GESTORÍA TRADICIONAL?

Tras analizar las ventajas e inconvenientes que tiene contratar el outsourcing de nóminas y si decidimos  externalizar este servicio se nos presenta otra disyuntiva. ¿Qué contratar? ¿Apostar por la tradicional gestoría o adherirnos a las nuevas tecnologías y tender hacia la transformación digital?  Como empresa debemos tener las cosas muy claras y saber el camino queremos tomar a largo plazo.

Si optamos por el fomento de las nuevas tecnologías debemos ir un paso más allá. Escoger de lo bueno lo mejor y ahí está HR Inside.

¿Qué es HR Inside?

Se trata de un software de outsourcing de nómina colaborativo, en cloud y con herramientas y aplicaciones específicas de gestión de personal. Toda una revolución para el área de Recursos Humanos y que supone una clara apuesta por la digitalización en las empresas. Con él podemos externalizar este servicio, manteniendo el control absoluto.  Tener acceso con tan solo un clic desde cualquier sitio y en cualquier momento a toda la información sin restricciones, con total libertad, pero con la mayor seguridad. Todo ello sin perder un ápice de los servicios de gestión de nómina, trámites con la Seguridad Social, interacciones con la Administración y dudas con la asesoría laboral.

HR Inside cuenta con una serie de características que lo hacen único en el mercado y muy apetecible para las empresas. Entre ellas destacan:

    • El empleado es el protagonista. Los empleados cuentan con un área personal a la que pueden acceder desde cualquier dispositivo. Allí podrán modificar sus datos,  conocer sus vacaciones, actualizar su perfil, consultar su vida laboral… Además de plantear dudas que se resuelven a través de los consultores en tiempo real. En definitiva, estar al día de su perfil profesional.
    • Herramientas de analítica de RRHH. A través de People Analytics podemos obtener informes de toda nuestra actividad. Rotación de turnos, absentismo, evolución de nuestra plantilla. Estos datos nos permitirán adelantarnos a los acontecimientos y tomar decisiones acertadas.
    • Control de tiempos y horarios. Puedes obtener una visión completa de la situación horaria de la plantilla. Con ella se pueden aplicar de forma eficaz políticas de teletrabajo o incluso mejorar la flexibilidad horaria.
    • Cloud colaborativo. Dicho en otras palabras, centralización de toda la información y dónde podemos conectar con los expertos en RRHH de la plataforma. Se acabaron los correos en la bandeja de no deseado o las llamadas telefónicas sin respuesta.  Todo ello en un entorno de seguridad garantizado la política de privacidad de datos.

Características software de nóminas

 

6. QUÉ tener en cuenta aL contratar externalización de nóminas

Muchas entidades bancarias ofrecen la posibilidad de gestionar las nóminas. Sin embargo, la principal recomendación es dejar en manos este proceso de una compañía que sea de confianza. Valora contratar este servicio desde empresas especializadas y que no tengan su negocio centrado en otras funciones. Rodearnos de expertos siempre es una apuesta segura con la que podemos minimizar errores que a largo plazo puedan tener consecuencias más severas.

La información también es un grado a la hora de contratar este tipo de servicios. Debemos investigar sobre ellas  y saber aquello que queremos y lo que no. Hay que dejar claro cuáles son las gestiones contratadas y cuáles no, el punto de control que queremos tener sobre la externalización así como el feedback con la empresa.

Una vez analizadas estas situaciones, la externalización de algunos servicios, entre ellos el de las nóminas, puede suponer un alivio para las diferentes áreas de una empresa. En ocasiones, es el detonante para centrarte en los objetivos y la clave del éxito para empezar a despuntar en tu sector.

 

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