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Soluciones para la Transformación Digital en la Administración Pública

La transformación digital es un fenómeno que se está dando en todos los ámbitos de negocio. El sector servicios es uno de los que está sufriendo más a fondo el proceso de digitalización.

La Administración Pública se dedica a la prestación de servicios a los ciudadanos, por lo que su funcionamiento ha tenido y tiene que seguir adaptándose al incesante cambio. En definitiva, su adaptación a las nuevas tecnologías debe enfocarse hacia la informatización de sus servicios y al replanteamiento de sus procesos.

El motor del cambio hacia una Administración Pública digital fue la aprobación del Plan de Transformación Digital de la Administración General del Estado en 2015 con las Leyes 39 y 40. La primera afecta al procedimiento administrativo común y la segunda al régimen jurídico del Sector Público. Según un estudio realizado por la consultora Ernst & Young S.L entre más de 90 administraciones públicas -incluyendo comunidades autónomas, diputaciones y ayuntamientos-, España está muy lejos de alcanzar estos requerimientos que asientan las bases tecnológicas. Debido a este estado de inmadurez y pese a que tendría que haber entrado en vigor en su totalidad en 2018, el Plan se ha prorrogado hasta 2020.

Un ciudadano por razones de tiempo, ubicación o cualquier otra preferencia personal, elegirá realizar un trámite de forma online antes que presencial. Estas entidades tienen que estar preparadas para cubrir estas necesidades. Sin embargo, existen muchos vacíos y áreas de mejora que Systems Group puede optimizar como empresa innovadora en la asesoría e implementación de nuevas tecnologías.

Lejos de verse como un obstáculo, la aplicación de las nuevas tecnologías debe enfocarse como una oportunidad para crear un mayor vínculo con el ciudadano. También debe ser la herramienta para mejorar en la transparencia de los organismos públicos así como aumentar su eficacia con el usuario final. Sin duda, su digitalización debe ser una vía para garantizar los objetivos deseados y, en el caso de gobiernos, diputaciones y ayuntamientos, debe convertirse en el mejor canal de comunicación con el ciudadano.

INDICE
El País Vasco, una de las comunidades autónomas pioneras en la Transformación Digital
Frenos de la digitalización de la Administración Pública.
La gran influencia del sector público en la ciudadanía
La desconfianza de la sociedad en la ciberseguridad
La Administración Pública envejecida y desactualizada.
Systems como acelerador de la Administración Pública Digital.
Conocimiento digital (formación en innovación tecnológica y gestión de recursos humanos)
Un escenario de actuación seguro (helpdesk y asistencia técnica e ingeniería de software)
otal control para garantizar la eficiencia de los procesos.
Implantar una Gestión Corporativa Inteligente de los datos.

El País Vasco, una de las comunidades autónomas pioneras en la Transformación Digital

El País Vasco con un 94,7% es la comunidad autónoma con un mayor índice de madurez en el proceso de implantación de métodos digitales. Seguido de Galicia con un 94,2% y Cataluña con un 93,5%. Así lo recoge el informe de la consultoría de Ernst & Young publicado en marzo de 2019.

Precisamente, el País Vasco, donde opera Systems Group, cuenta con un nivel alto de implementación de tecnologías. Entre las que destaca la sede y el registro electrónicos, la asistencia al ciudadano y a las empresas, y la posibilidad de realizar expedientes, documentos y archivos en formato online. El Plan de Transformación Digital en esta comunidad autónoma es uno de los más desarrollados a nivel nacional y es el ejemplo a seguir por el resto de territorios. En el caso de las diputaciones de Álava, Bizkaia y Guipúzcoa, se encuentran en el top 10 de administraciones con un mayor nivel de adaptación tecnológica. 

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Infografía extraída del informe de la consultora Ernst&Young.

Frenos de la digitalización de la Administración Pública

Los obstáculos para lograr una entidad gubernativa completamente digital son bastantes. Los principales escollos están motivados por un alto volumen de ciudadanos, las enormes estructuras de empleados de las administraciones y una tradicional forma de trabajar.

La gran influencia del sector público en la ciudadanía

Los organismos públicos controlan y gestionan asuntos de alta importancia para la sociedad, por lo que cualquier trámite o gestión debe de realizarse correctamente, sin errores. Todos los cambios en sus comienzos generan fallos debido a la ausencia de experiencia, al desconocimiento de los resultados, lo que hace que se respire ese miedo a la implantación de nuevos modelos. El alcance del impacto de un trámite mal gestionado es enorme y podría suponer grandes daños para el ciudadano y la administración. 

Asegurarse de que la implantación de nuevas técnicas digitales en estos procesos funciona de forma correcta lleva mucho tiempo. Entre otras cosas, porque tiene que estar testado antes de su introducción para minimizar la preocupación y las dudas que se pueden llegar a generar en la sociedad.

La desconfianza de la sociedad en la ciberseguridad

Las administraciones públicas gestionan una gran cantidad de datos de todos los ciudadanos. Sobre todo, hay que valorar que se trata de datos sensibles, como en el ámbito de la sanidad.

El tratamiento de los datos personales de los usuarios ha cambiado con el Nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGDP). Además, con el paso del tiempo, se verá sometido a otras modificaciones. Todas estas medidas velan por la privacidad de los ciudadanos, pero necesitan de personal formado que sepa gestionar y tratar correctamente esa información. 

Es importante saber gestionar ataques informáticos que atenten contra la protección de estos datos mediante su blindaje. Esto requiere de un gran esfuerzo y recursos para asegurarse de que no se haga un uso fraudulento de la información de los ciudadanos. 

La Administración Pública envejecida y desactualizada

La mayoría de puestos ocupados en el sector público pertenecen a funcionarios de edades avanzadas. De hecho, según los datos de el Ministerio de Políticas Territorial y Función Pública, la edad media del funcionariado español es de 52 años. Pero cuando hablamos de una Administración envejecida no nos referimos tan sólo a la edad, sino también a la escasa adecuación de los hábitos de trabajo a los nuevos tiempos. Esto se debe en gran medida por la rapidez en que las tecnologías se desarrollan e introducen en los hábitos de vida de los ciudadanos.

La tecnología necesita de procesos de formación ágiles y constantes que permitan a los empleados del sector público adaptarse a los nuevos modelos con los que cubrir necesidades de los ciudadanos. En un ecosistema digital, todo cambia con mucha rapidez y hay que saber adaptarse mediante un aprendizaje continuo, apostando claramente por la formación y la inversión en innovación tecnológica. 

Las tareas desempeñadas por los diferentes departamentos de la administraciones suelen ser repetitivas y duraderas en el tiempo. El uso de tecnologías innovadoras nos permite optimizar de forma ágil estos procesos reduciendo significativamente los tiempos de desempeño e incrementando las garantías de calidad.

La entidades públicas necesitan la incorporación o subcontratación de empresas o profesionales. Entidades que tengan las competencias y experiencia necesarias para aportar la innovación y recursos tecnológicos. Todo ello con el objetivo de desarrollar las estrategias digitales que den respuesta a las necesidades del mercado.

Systems como acelerador de la Administración Pública Digital

Como ya hemos visto, numerosas son las dificultades a las que se enfrentan las Administraciones Públicas con la llegada de las nuevas tecnologías. Systems Group, sumado a su experiencia en consultoría IT, permite desactivar esos frenos convirtiéndolos en aceleradores del proceso en el sector público.

Lo primero es elaborar una hoja de ruta con la que pautar la introducción de nuevos métodos digitales. El objetivo es conseguir preparar el terreno para que sea viable la introducción total del Plan en 2020 para la Administración General del Estado y sus organismos públicos.

Tras el análisis previo de los factores que obstaculizan el proceso, se plantean una serie de soluciones que Systems Group pone a su servicio. 

 

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Informe consultora Ernst&Young

Conocimiento digital (formación en innovación tecnológica y gestión de recursos humanos)

Es necesario contar con un plan de formación para nutrir de conocimiento digital al personal de la administración.  Desde Systems aportamos soluciones tecnológicas para la formación de manera innovadora dando respuesta a las carencias formativas en tecnologías digitales del sector público. 

Además, contamos con softwares especializados en gestión de RRHH y nómina exclusivos para la Administración Pública, con el que más de 500 organizaciones públicas han digitalizado su gestión de personal. Una herramienta con la que agilizar ciertos trámites internos y que nos permiten centrar la tarea en la atención al ciudadano. 

Un escenario de actuación seguro (helpdesk y asistencia técnica e ingeniería de software)

Promover una comunicación online fluida y eficaz con los ciudadanos. Dichos sistemas y procesos que integran sus servicios son los siguientes:

  •  Portal web
  •  Sede electrónica
  •  Asistencia al ciudadano y empresa
  •  Identidad digital y firma electrónica
  •  Representación y registro electrónico
  •  Expediente, documento y archivo electrónico
  •  Comunicaciones y notificaciones al ciudadano
  •  Interoperabilidad
  •  Reutilización

Para resolver con éxito las necesidades de los ciudadanos en el escenario digital es imprescindible la incorporación de un sistema Helpdesk o mesa de ayuda que aumentará el nivel de satisfacción de los usuarios.

En Systems desarrollamos softwares totalmente adaptadas a las necesidades del sector público. La Administración debe ser capaz de poder tomar decisiones sobre la gestión de sus propios servicios y su forma de comunicarse en base al gusto de la ciudadanía. 

Total control para garantizar la eficiencia de los procesos

La consultoría IT permite sacar un mejor rendimiento de los servicios TIC comunes de los organismos públicos. Esto se traduce en una mejora de la rentabilidad y el rendimiento de la Administración, por lo que se podrá destinar mayor inversión y tiempo al cambio digital. Recordemos que se trata de un proceso de aprendizaje continuo, nunca debe cesar.

Esta mejora del rendimiento en un ecosistema digital se debe a la capacidad de Systems Group de aumentar el control, la seguridad y la eficiencia de las infraestructuras y sistemas TI mediante la selección de la solución tecnológica que mejor se adapte tras una consultoría personalizada. De esta forma se evita la obsolescencia tecnológica en los procesos.

Implantar una Gestión Corporativa Inteligente de los datos 

Uno de los principales frenos es la escasa confianza depositada en el uso de los datos personales de los usuarios pertenecientes al organismo. 

Si se convierte el canal digital en el preferente para ofrecer y beneficiarse de los servicios públicos, se mejoraría la transparencia en el funcionamiento interno de la Administración pudiendo implantar un modelo de Gestión Corporativa Inteligente de los datos. Es decir, que toda la información y el uso que se está haciendo de ella sea accesible para cualquier usuario perteneciente al organismo público, ya sea como trabajador o como ciudadano. 

La movilidad y la colaboración basado en el Cloud Computing que ofrece Systems permite la simplificación de procesos de intercambio de información, ahorro de costes en desplazamientos que no son necesarios y favorece la colaboración entre empresas.

Sin duda, este cambio en los procesos debe ser estable y progresiva; un aprendizaje continuo. Crear una cultura de los datos segura, aumentar la productividad, la eficiencia y la eficacia de su funcionamiento interno y apostar totalmente por el canal digital como medio de operaciones del organismo público. Para ello, deben rodearse de profesionales como los que tenemos en Systems Group y cerrar un calendario de fases con las que lograr una entidad 100% digital que logre adaptarse a las necesidades y los cambios tecnológicos de los ciudadanos. 

Precisamente, en Systems Group somos una empresa innovadora que ofrece servicios tecnológicos a la Administración Pública. Con más de 25 años de experiencia en el sector y trabajando para los organismos públicos del País Vasco, comunidad autónoma con un mayor índice de implementación tecnológica, conocemos a fondo las dificultades de la transformación digital en gobiernos, diputaciones y ayuntamientos. 

 

*Fuente: Informe ‘La Administración Digital en España. Desde la perspectiva del ciudadano y la empresa’ de la consultora Ernst & Young.

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