gestion-nominas-y-recursos-humanos

Los servicios de externalización de nóminas se están desarrollando a gran velocidad. Si para las administraciones públicas se puede utilizar un seguro como GinPix 7, las empresas privadas también cuentan con un modelo que agiliza estas gestiones. La respuesta de Savia, proveedor de Systems Group, es HR Inside. Se trata de una herramienta diseñada para convertir las nóminas en una gestión automatizada, precisa y sin retrasos.

Qué son los gestores de nómina

El outsourcing de nómina para empresas privadas consiste en utilizar otra compañía, experta en el sector, para liberar a su departamento de Recursos Humanos de algunas cargas.

 Nuestro proveedor Savia propone HR Inside como solución a las tareas que habitualmente realiza una gestoría para una empresa privada. Este software ayuda a las organizaciones a externalizar las nóminas de manera que todo el trabajo quede registrado en una nube y esta esté al alcance de todos de manera accesible y rápida.

Entre las características de este servicio está la capacidad de trabajar de manera colaborativa entre los miembros del departamento de Recursos Humanos de la empresa. Este tipo de programas de gestión permiten realizar todas las tareas a través las herramientas que proporcionan internamente. Cuenta con aplicaciones creadas para la gestión de los trabajadores de la compañía.

Ventajas de externalizar las nóminas en empresas privadas

La tendencia que se está generando en torno al outsourcing de nómina se ve reforzada por las ventajas de este servicio. Lo principal es que se trate de una empresa experta en estas funciones. Contar con trabajadores preparados en este campo es una razón para que dejes todas las preocupaciones que involucran las nóminas. Dentro de estas labores está incluida la asesoría en relación a las leyes, una temática que se actualiza constantemente y donde cualquier descuido puede costar mucho dinero. 

La era digital nos obliga a adaptarnos a la tecnología cada vez más rápido. Para muchas organizaciones, dar el paso en la externalización de las nóminas puede ser el impulso que necesitan para avanzar. Es una manera de que la empresa se centre en las tareas y deje en otras manos determinadas tareas. Esto permite dedicar recursos de valor a otros aspectos como la formación y la mejora de la comunicación.

En cifras proporcionadas por Savia, actualmente se dedica el 75% del tiempo de Recursos Humanos a gestionar nóminas. Por lo que externalizar este cometido podría permitir liberar al departamento de una carga que ahora lastra su productividad. 

Otro de los atributos que pueden desnivelar la balanza es el CHRO (Chief Human Resources Officer). Al utilizar un outsourcing de nómina, permite que el director de Recursos Humanos se convierta en una parte más de la estrategia de la compañía. 

Los empleados son una de las partes más implicadas en la gestión de nóminas. Por eso es importante contar con un área para que tengan acceso a toda su información y los datos de la empresa. Al facilitarles la movilidad dentro del departamento de Recursos Humanos, se les abre la puerta a involucrarse más en el desarrollo profesional de la compañía.

Además, gracias a este tipo de softwares, se pueden tratar asuntos como vacaciones, asistencia al trabajo, bajas laborales o errores en la tramitación de forma directa. Los trabajadores de Recursos Humanos tienen total conexión con todos los empleados. 

Como consecuencia de la facilidad de datos y trámites, surge también la posibilidad de analizar toda la información. Es posible controlar el absentismo laboral o la productividad de determinados departamentos con una aplicación y en tiempo real.

Profundizando en el absentismo laboral, y según los cálculos de Amat (la patronal de las mutuas), supuso en 2018 un coste total en España de más de 85.000 millones de euros. Una cifra más que preocupante teniendo en cuenta que existe una solución mediante este tipo de programas informáticos.

Esto permite tomar decisiones certeras, en el momento justo para atajar problemas o futuras situaciones. Hay que tener en cuenta que la mayor parte de los softwares de outsourcing de nómina proveen a las organizaciones de informes con los datos más destacados. 

Uno de los valores más importantes en cualquier empresa es el tiempo. Es habitual que el departamento de Recursos Humanos sufra retrasos por la cantidad de gestiones que debe hacer. Esto puede multiplicarse exponencialmente cuanto mayor es el número de trabajadores. 

Por ello, un software de gestión de nómina tiene como principal objetivo acelerar todos tus procesos. Para este cometido debe tratarse de un modelo visualmente sencillo de entender, rápido y personalizado cada situación empresarial. 

La última ventaja de la gestión de nóminas desde empresas externas es la capacidad de trabajar desde la nube. Esta es una característica que toca parcialmente a todas las demás. Gracias a la nube, cualquier trabajador tiene acceso a sus datos y permite que la empresa los analice para tomar decisiones. También es la causante de que se ahorre tiempo. La carga del software es más rápida dado que no gestiona toda la información en una sola petición. 

Todo esto se podría resumir en mayor capacidad comunicativa, que desembocaría en menos errores de sincronización entre departamentos. Las conexiones se facilitan para que la productividad no se vea afectada por las gestiones administrativas. 

 

Entonces, ¿cualquier empresa debería externalizar sus nóminas?

No todas las empresas están preparadas para contratar un servicio de outsourcing de nóminas. Algunas necesitan dar un paso más en la transformación digital y otras cuentan con una plantilla demasiado corta como para utilizar este producto. Sin embargo, la mayor parte de las organizaciones sí están capacitadas para dejar en manos de otros esta tarea.

Dentro de la gran tipología de empresas que existen en la actualidad, hay algunos espacios en los que es posible que se encuentre una compañía y que son propicios para dar lugar a una externalización de nóminas:

  • Empresas que requieren dar un empujón a su transformación digital. Hay que matizar que este no debe ser el primer paso para hacer avanzar la empresa. Es un paso más dentro de una estrategia. Es cierto que esta función permite optimizar algunas funciones que requieren tiempo, pero no debe empezarse la casa por el tejado. 
  • Empresas sin expertos en legislación ni en gestión de nóminas. Estos dos campos dentro del organigrama empresarial son más importantes de lo que se suele valorar. Ajustarse a la normativa en todos los ámbitos es importante, incluida la tramitación de cotizaciones y nóminas. Este asunto se convierte en vital si valoramos que suele ser complejo estar al día de todas las modificaciones. Cualquier error puede convertirse en una sanción que repercutirá económicamente a la compañía.
  • Empresas con mucho personal y gran cantidad de trabajo en el departamento de Recursos Humanos. Es difícil hacerse cargo de grandes volúmenes de trabajo que requieren gran precisión. Además, hay que valorar que deben gestionar las relaciones con todos los empleados, lo que puede ser una carga más. Al externalizar las nóminas se liberan de tareas que pueden realizarsLe de manera automatizada.

Una particularidad que deben tener todas las compañías que estén buscando este servicio es la transparencia de la gestión. Al externalizar este proceso, todos los datos son visibles para todos.

 

HR Inside, la solución de Savia

Savia es uno de los proveedores de gestión de nómina que existen en España y con el que trabajamos en Systems Group. Entre sus productos se encuentra un outsourcing de nómina para la Administración Pública y otro para las empresas privadas. 

En el caso de las organizaciones privadas, HR Inside es su solución más completa. Te permite centralizar todos los procesos de comunicación y tener los documentos siempre a mano. Todo esto ayuda a recortar los tiempos de espera y de gestión. 

Hay que tener en cuenta también, que HR Inside trabaja sobre nóminas y sobre el departamento de Recursos Humanos. Realiza todas los trámites que se pueden mecanizar y sirve de canal entre la plantilla de trabajadores y el departamento. Mientras todos estos procesos son almacenados. 

Para el correcto funcionamiento de este software es necesario un equipo de profesionales expertos en la gestión y en la legislación. Es fácil caer en errores legislativos cuando se trata de una materia con mucho desarrollo legal, muchas opciones y una gran cantidad de recovecos alegales que, a la larga, pueden convertirse en problemas. Al tratarse de una herramienta creada por Savia, siempre está en proceso de actualización.

Nuestras soluciones para la gestión de los RRHH son completas, sólidas y con garantías. Si deseas conocer más sobre la externacionalización de la gestión de nóminas contacta con nosotros y te ofreceremos un plan a tu medida. 

Dejar un comentario