PORTADA SOFTWARE PERSONALIZADO

 

El software personalizado: cómo y cuándo aplicarlo en las empresas

En muchas ocasiones, los clientes no necesitan un servicio sino un producto. Y al tratarse de empresas tecnológicas, una de las posibles necesidades puede ser un software que se ajuste a las exigencias de trabajo y labores de cada empresa. 

¿Qué es un software personalizado?

Un software personalizado es la creación de un soporte informático desarrollado específicamente según los requerimientos del cliente, diseñado a su imagen y semejanza, teniendo en cuenta sus características y necesidades concretas. El software personalizado se crea para empresas o entidades, ya que son los clientes los que gestionan grandes cantidades de información.

Hay muchas administraciones públicas o multinacionales que pagan por tener un software personalizado con el que gestionar sus proyectos o presupuestos. De esta manera, toman el control de sus operaciones y tienen la posibilidad de mejorar toda su actividad. 

Cuando una empresa decide contratar el diseño de un software personalizado es necesario llevar a cabo diferentes fases:

  1. Consultoría inicial en la que se analizan las necesidades del cliente.
  2. Diseño y programación del software.
  3. Instalación y aplicación del software.
  4. Formación de los trabajadores.
  5. Fase de correcciones para ajustar el software a la empresa.
  6. Mantenimiento.
  7. Seguimiento y control de su desarrollo.

 

Características del software personalizado

La decisión de encargar un software personalizado se toma teniendo en cuenta qué es lo que necesita cada empresa y también el sector en el que trabaja. Existen ámbitos profesionales donde hay softwares comerciales que con pequeños ajustes son válidos para la empresa. Sin embargo, en ocasiones este soporte informático estandarizado puede dar más problemas que soluciones. Ahí es cuando, el cliente opta por un diseño a medida. 

Algunas de las características que se deben tener en cuenta a la hora de contratar el desarrollo de un software personalizado:

  • Es un traje a medida informático. Todas las exigencias de la empresa deben ser correspondidas por este producto.
  • La optimización será muy alta, ya que se evitarán procesos redundantes.
  • Su implantación puede prolongarse en el tiempo, pero será más eficaz ya que es único. 
  • Puede evolucionar al mismo paso que lo hace la empresa. Podremos añadir o quitar ciertos parámetros según el futuro que se decida para la compañía.

 

Ventajas e Inconvenientes del software personalizado

Informatizar los procesos de gestión en las empresas es una necesidad clave para su desarrollo. Sin embargo, cómo hacerlo y cuál sería nuestra mejor opción es una cuestión que se plantean muchas más empresas. Para ello, desde Systems Group creemos que debemos conocer los pros y contras que nos ofrecen los softwares personalizados. Algunas de las ventajas son las siguientes: 

  1. Se adapta perfectamente a las particularidades de la empresa ya que, como se ha comentado, se crean a medida.
  2. La formación es gradual. Los desarrolladores de software serán los encargados de dar las pautas a nuestro personal para que sepan manejarlo sin dificultades. 
  3. Se integra perfectamente con el resto de las infraestructuras tecnológicas que posee el cliente.
  4. Aporta un valor añadido al negocio, ya que sugiere también soluciones personalizadas a los problemas que puedan ir surgiendo. 
  5. Los cambios y modificaciones se pueden llevar a cabo sin demasiadas dificultades. Se acopla fácilmente al crecimiento de la empresa. 

Aunque también existen algunos inconvenientes para su implantación que se tienen que conocer: 

  1. El coste es mucho más elevado que un software comercial. Supone una inversión importante para la empresa que, si se utiliza adecuadamente, puede resultar beneficiosa en materia económica.
  2. La organización depende para cualquier modificación de los desarrolladores informáticos. Esto significa poner un escalón más entre el problema y la posible resolución. En ocasiones puede tratarse de algo sencillo, pero lo más común es que ralentice los procesos.

VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL SOFTWARE PERSONALIZADO

Software estándar vs Software personalizado

Si tras entender qué es un software personalizado y en qué puede beneficiar o afectar negativamente a una empresa no existe una decisión firme, podemos responder a una última pregunta. ¿Optar por un diseño a medida o es suficiente con un software estándar? 

Es la cuestión a la que se enfrentan las compañías en algún momento de su trayectoria profesional. Por tanto, es prioritario conocer ambas ofertas y realizar un análisis pormenorizado de cuál va a cumplir a corto, medio y largo plazo de una manera óptima nuestros requisitos. 

El software estándar o enlatado es un programa informático genérico que resuelve múltiples necesidades, pero ninguna personalizada. Cuenta con un largo listado de opciones para cubrir el mayor número posible de destinatarios con un único producto. Por tanto, su utilización suele ser más complicada debido a que cuenta con muchas opciones, en ocasiones, innecesarias para nuestro sector y que nunca vamos a dar uso.

Además, suele pasar que solamente utilizamos un ínfimo porcentaje cuando realmente hemos pagado por el 100% de su capacidad. Eso sí el coste suele ser más económico que el software personalizado si tenemos en cuenta el paquete final. Sin embargo, si añadimos a los costes el tiempo empleado en encontrar con la solución para resolver los problemas que nos van surgiendo, el personalizado suele tener un menor tiempo de respuesta. 

Entrando al detalle, el manejo es el principal valor entre ambos sistemas. En el caso de los softwares estándar, los empleados no cuentan con un formador que resuelva las dudas  que vayan surgiendo durante su implantación. Eso sí, una vez manejan el software no hay necesidad de contar con un desarrollador específico.

Por otro lado, en un software personalizado estamos supeditados a los profesionales de la empresa que lo ha diseñado para solucionar determinadas cuestiones. En cuanto a la evolución, el software estándar tal y como su nombre indica está muy poco sujeto a los cambios personales que se necesitan y que dependen del camino profesional que tome la empresa. Todo lo contrario, en el software a medida donde puede ir creciendo al mismo ritmo que el cliente.

En definitiva, para tomar la decisión acertada se deben tener en cuenta el nivel de especialización y la evolución que tiene la empresa. Cuanto más nivel, mayores necesidades. Por tanto, nuestra opción debe ser el software personalizado. Si esos niveles no son tan altos podemos optar por un software estándar. 

Software personalizado para PYMES 

“Es muy caro, no me lo puedo permitir, cómo lo gestiono, mi empresa es muy pequeña, no lo necesito, eso solo lo tienen las multinacionales o administraciones…”. Éstas y otras cuestiones las hemos escuchado en Systems Group y se plantean por parte de los propietarios de las Pymes cuando se les da la opción de desarrollar un software personalizado con el que cubrir todas las necesidades de su empresa.

En la mayoría de las ocasiones, se tiene la percepción de que los softwares personalizados solamente son aptos para multinacionales o grandes empresas. Nada más lejos de la realidad. Es momento de dejar los tabúes y las ideas preconcebidas atrás. Hay que analizar coherentemente si realmente para el negocio es interesante contar con un software de este tipo sin fijarnos en el número de trabajadores, su facturación o la exportación de sus productos.

Uno de los primeros obstáculos con los que se tropieza el pequeño o mediano empresario a la hora de contratar el diseño de un software personalizado es el coste de este servicio. Además del dinero que va a costar desarrollar este producto único para la compañía, se debe examinar al detalle si realmente este tipo de software va a ayudar a gestionar de forma más eficaz la empresa. Es un factor clave, ya que, si realmente es así, quizás pueda compensar realizar esta inversión. 

El ser más eficaz trae consigo una serie de beneficios intrínsecamente ocultos. Más tareas automatizadas, más trabajo en un menor número de tiempo, soluciones rápidas que no conllevan pérdidas, mayor satisfacción en el cliente… Todo este tipo de factores tienen un denominador común: el ahorro de costes. Es decir, a pesar de realizar una inversión inicial importante con el diseño, es posible que compense económicamente en el largo plazo. 

A veces, solamente se piensa en el aquí y el ahora. Sin embargo, empresarialmente es necesario contar con una perspectiva de futuro. Invertir en material, maquinaria y productos a los que sacarle el máximo rendimiento durante un largo período de tiempo. Esto supone evitar aquello que se quede obsoleto en apenas un par de años y nos suponga un nuevo gasto en poco tiempo. Con ello se adopta una medida de ahorro.

Como apunta David Souto, director general de Systems Group, “el optar o no por un software personalizado debe ser una cuestión de utilidad y eficacia y no de dinero”. 

 

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